E-Rechnung Pflicht 2025 und was Sie schon jetzt beachten sollten

23. Oktober 2024

Quick-Info zur E-Rechnung 2025

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine Rechnung sowohl als maschinenlesbares XML als auch in einer visuell lesbaren PDF-Version enthält. Es bietet Flexibilität, da es beide Varianten kombiniert und eignet sich besonders für den Austausch zwischen Unternehmen. Da eine PDF-Version der Rechnung enthalten ist, kann diese von einem Menschen leicht gegenprüft werden, während das XML-Format der maschinellen Verarbeitung dient.

Verfügen Sie über ein E-Mail-Postfach, das XML-Daten korrekt verarbeitet?

Oder besitzen Sie alternativ einen Zugang zu einem E-Rechnungsportal?

Können Sie zugesandte E-Rechnungen öffnen und ordnungsgemäß prüfen?

Um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, benötigen Unternehmen entsprechende Softwarelösungen, die den Empfang und die Verarbeitung der Daten unterstützen. Für den Empfang wird entweder ein kompatibles E-Mail-Postfach benötigt, das XML-Daten korrekt verarbeitet, oder eine Anbindung an spezialisierte Plattformen. Die Verarbeitung erfolgt am besten durch eine automatisierte Buchhaltungssoftware, die die Rechnungsdaten extrahiert und in das bestehende ERP-System integriert. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnungs-Dateien problemlos verarbeiten können.

Kann Ihre bisherige FIBU-Software E-Rechnungen erzeugen?

Können Sie die erzeugten Rechnungen auch rechtskonform archivieren?

Die meisten Rechnungsprogramme rüsten auf die neuen Formate um und können bereits jetzt E-Rechnungen erstellen und versenden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die erstellten Rechnungen nach dem Versand auch GoBD-konform und rechtssicher aufbewahrt werden. Wenn Ihre Rechnungen nach dem Versand durch Ihre FIBU-Infrastruktur noch verändert werden können, ist dies nicht der Fall, es sei denn, Sie speichern die E-Rechnungen in einem konformen DMS oder Archivsystem.

Bitte beachten Sie:
Ab Januar 2025 könnten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern erhalten, die sich mit Ihrer bisherigen Software nicht mehr öffnen oder darstellen lassen. Die Verarbeitung und Prüfung der neuen Rechnungen kann hierdurch immens erschwert werden. Sie sollten daher sicherstellen, dass die bestehende Infrastruktur wie beispielsweise DMS, E-Archive, ERP-Systeme oder die FIBU die neuen Formate korrekt verarbeiten wie auch rechtssicher, GoBD-konform und unverändert speichern können.

   Versand von Rechnungen... 2025 2026 2027 2028 
  ... im Papierformat oder elektronisch als PDF, JPG, etc. ✔ ✔   
 ... im Papierformat oder elektronisch als PDF, JPG, etc.
und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro ✔ ✔ ✔  
 ... im EDI-Format ✔ ✔ ✔  
 ... als E-Rechnung (EN 16931-konform) ✔ ✔ ✔ ✔ 
  

Versand von Rechnungen...	2025	2026	2027	2028
... im Papierformat oder elektronisch als PDF, JPG, etc.	✔	✔
... im Papierformat oder elektronisch als PDF, JPG, etc. und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro	✔	✔	✔
... im EDI-Format	✔	✔	✔
... als E-Rechnung (EN 16931-konform)	✔	✔	✔	✔

(Quelle: https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882)

Die Umstellung auf E-Rechnungen und die Nutzung von digitalen Archivierungssystemen bringt auch eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen mit sich. Neben der Effizienzsteigerung in der Buchhaltung durch die automatisierte Verarbeitung der E-Rechnungen reduzieren sich die Kosten für Personal und externe Dienstleistungen, wie beispielsweise beim Steuerberater. Eine DMS-Software ermöglicht eine zentrale und einfache Archivierung von Dokumenten, was nicht nur Zeit und Platz spart, sondern auch die Sicherheit und Gesetzeskonformität erhöht.

Die wesentlichen Vorteile im Überblick:

Effizienzsteigerung: Durch die genormte Datenstruktur von E-Rechnungen können Buchhaltungsprozesse stark automatisiert werden.

Kostenreduzierung: Weniger Personalaufwand und geringere Kosten beim Steuerberater durch automatisierte Buchhaltungsabläufe.

Zentrale Archivierung: Alle Unterlagen an einem Ort, auf den berechtigte Mitarbeitende jederzeit zugreifen können.

Schnelle Dokumentensuche: Digitale Dokumente lassen sich dank vielfältiger Suchkriterien im Handumdrehen finden.

Platzersparnis: Kein Bedarf mehr an physischen Ordnern, was Platz im Büro schafft.

E-Mail-Entlastung: Postfächer bleiben frei und übersichtlich durch automatische E-Mail-Archivierung.

Höhere Sicherheit: Schutz vor Cyber-Angriffen, Feuer- und Wasserschäden für wichtige Dokumente.

Gesetzeskonforme Archivierung: Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften sowie Datenschutz- und Aufbewahrungsfristen.

Wir beraten Sie gerne!

Die Umstellung auf die E-Rechnung kann Unternehmen vor komplexe Herausforderungen stellen. Gerade als Spezailisten in der Digitalisierung und Anbindung von DMS- und Infrastrukturlösungen ist uns das bewusst.

Gerne bieten wir Ihnen eine kostenlose Erstberatung zu diesem Thema an und zeigen Ihnen auf, welche DMS-Lösung für Ihre jeweilige Unternehmensgröße am besten geeignet ist.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und stehen Ihnen gerne für ein ausführliches Gespräch zur Verfügung.