AKTEN SELBST DIGITALISIEREN
- IM WEHRGESCHICHTLICHEN MUSEUM RASTATT TRIFFT HISTORIE AUF MODERNE

Ein Großteil der Berichte, Forschungsarbeiten und Schriftstücke im Bestand des Wehrgeschichtlichen Museums in Rastatt liegt als Archiv-Akten im Papierformat vor. Um diesen Bestand leichter bearbeiten und bei Bedarf weiterleiten zu können, sind die Mitarbeiter:innen um eine Digitalisierung der Informationen bemüht. Im Rahmen eines Modernisierungsplans wurde daher nach einer praktikablen Lösung gesucht, die Akten selbst digitalisieren zu können. Hierzu sollten die Arbeitsplätze von 5 Mitarbeiter:innen mit entsprechender Software und der Option Papierakten einlesen zu können, ausgestattet werden.

Neben dem Bestreben, Akten selbst digitalisieren zu können, sollte die Modernisierung der internen Infrastruktur im Wehrgeschichtlichen Museum zugleich auch die Druckergeräte umfassen. Mit diesem Bedürfnispaket wandte man sich an die Plattform druckerlocals.de, um sich diesbezüglich beraten zu lassen.

Nach einem eingehenden Beratungsgespräch mit den Experten von DruckerLocals ließ man dem Wehrgeschichtlichen Museum ein individuell zugeschnittenes Angebot zukommen. Benötigt wurde eine flexible Scan-Lösung für mehrere Arbeitsplätze bei zugleich hoher Druck- und Kopier-Produktivität. Ergänzt wurde das Angebot um eine 5-jährige Vor-Ort-Garantie, um einen störungsfreien Betriebsalltag im Museum zu gewährleisten.

Die an DruckerLocals gestellten Anforderungen ließen sich mit einem einzigen Multifunktionsgerät bedienen: EPSON WORKFORCE PRO WF-C878RD3TWFC. Die Double Sided Scanning Funktion (Scannen ohne Wenden) des Gerätes macht es besonders komfortabel, Akten selbst zu digitalisieren. Durch die EPSON Capture Pro Software für die Texterkennung (OCR-Format) gestalten sich die integrierten Scan-to-Funktionen besonders umfangreich: Weiterleitungen im PDF-, JPG- oder TIFF-Format wie auch die Ablage in vordefinierten Netzwerkordnern sind schnell und unkompliziert möglich. Zudem bietet der EPSON WF-C878RD3TWFC durch die RIPS Business Inkjet Technologie die Option, das erhöhte Druckaufkommen im Museum umweltfreundlicher zu gestalten: der integrierte Tintentank bedient ein viel höheres Seitenvolumen als gängige Tintentanks ohne getauscht werden zu müssen und für den Druckvorgang selbst benötigt das Gerät nahezu keine Aufwärmzeit.

Für die Lieferung und Installation des Multifunktionsgerätes nahm das Wehrgeschichtliche Museum Rastatt den Vor-Ort-Service seitens DruckerLocals in Anspruch: das hauseigene Team aus geschultem Fachpersonal lieferte das Gerät direkt an den Einsatzort im Büro, installierte die nötige Software an allen Arbeitsplätzen und richtete die entsprechenden Scanziele ein. Die Mitarbeiter:innen des Museums waren somit in der Lage, das Gerät sofort in den Betriebsalltag zu integrieren und ihre Akten selbst zu digitalisieren.

Durch den EPSON WORKFORCE PRO WF-C878RD3TWFC ist das Museum nun in der Lage, die Akten-Digitalisierung auch umfangreicher Archiv-Dokumente schnell und bequem selbst umzusetzen. Die umfangreichen Scan-to-Funktionen der EPSON Software ermöglichen zugleich die Ablage in einem Digitalarchiv wie auch das direkte Weiterleiten von gescannten Dokumenten an Kolleg:innen in unterschiedlichen Formaten.

Mit dem Kauf des EPSON Multifunktionsgerätes hat das Wehrgeschichtliche Museum verschiedenste Anforderungen zugleich bedient: es ist nun in der Lage, Akten selbst zu digitalisieren und kann diese in verschiedenen Formaten ablegen und weiterleiten. Zudem ist es durch die RIPS Business Inkjet Technologie nun möglich, das erhöhte Druckaufkommen umweltfreundlicher zu handhaben. 

„Die Fachleute von DruckerLocals haben es geschafft, alle unsere Anforderungen mit einem Gerät optimal zu bedienen. Und mit dem 5-jährigen Service-Garantie-Paket müssen wir uns auch im Störungsfall keine Sorgen machen. Schön, wenn man solche Ansprechpartner hat!“